Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk hat viele Betriebsinhaber verunsichert. Dabei geht es im Kern darum, den Umgang mit personenbebezogenen Daten transparent und sicher zu gestalten. Für Handwerksbetriebe, die täglich mit Kundendaten wie Adressen, Telefonnummern und Bauplänen hantieren, ist die Einhaltung dieser Regeln essenziell, um Abmahnungen und Bußgelder zu vermeiden.
Warum betrifft die DSGVO jeden Handwerker?
Viele glauben irrtümlich, dass Datenschutz nur für große Tech-Konzerne gilt. Doch sobald Sie eine Rechnung schreiben oder einen Termin vereinbaren, verarbeiten Sie Daten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk greift also im täglichen Geschäft:
- Kundendaten: Name, Adresse, Standort der Baustelle.
- Mitarbeiterdaten: Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Stundenlisten.
- Kommunikation: E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Website-Formulare.
Die DSGVO verlangt, dass Sie jederzeit nachweisen können, warum Sie diese Daten speichern und wie Sie diese schützen.
Die wichtigsten Pflichten für Handwerksbetriebe
Um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk rechtssicher umzusetzen, müssen Sie folgende Punkte beachten:
1. Verarbeitungsverzeichnis erstellen
Jeder Betrieb muss dokumentieren, welche Daten verarbeitet werden. Ein solches Verzeichnis muss beinhalten:
- Wer ist verantwortlich?
- Welche Datenkategorien werden erhoben?
- Zu welchem Zweck (z.B. Vertragserfüllung)?
- Wann werden die Daten gelöscht?
2. Informationspflichten gegenüber Kunden
Sie müssen Ihre Kunden bei der Datenerhebung informieren. Dies geschieht meist durch eine Datenschutzerklärung auf der Website oder ein Informationsblatt bei Vertragsabschluss. Transparenz ist ein Schlüsselelement der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Datensicherheit muss auch physisch gewährleistet sein. Dazu gehören:
- Abschließbare Aktenschränke für Personalakten.
- Passwortschutz auf allen Firmen-Laptops und Tablets.
- Regelmäßige Backups der EDV-Systeme.
- Virenscanner und Firewalls.
Fotos von Baustellen und Referenzen
Ein heikles Thema der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk ist das Fotografieren. Referenzbilder sind wichtig für das Marketing, aber Vorsicht ist geboten:
- Personen: Sind Mitarbeiter oder Kunden auf dem Bild erkennbar, benötigen Sie eine schriftliche Einwilligung vor der Veröffentlichung.
- Privatsphäre: Fotos, die Rückschlüsse auf die Lebensverhältnisse des Kunden zulassen oder private Gegenstände zeigen, sind kritisch.
- Kennzeichen: Autokennzeichen auf Baustellenfotos müssen verpixelt werden.
Umgang mit Auftragsverarbeitern
Nutzen Sie einen externen Steuerberater, einen Cloud-Dienst oder einen externen IT-Dienstleister? Dann geben Sie Daten weiter. Hierfür müssen Sie laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Dieser regelt, dass der Dienstleister die Daten ebenso sicher behandelt wie Sie selbst.
Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Website. Veraltete Datenschutzerklärungen sind ein häufiger Abmahngrund. Ein Impressum und eine aktuelle Datenschutzerklärung sind Pflicht.
Die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Handwerk erfordert zwar anfänglichen bürokratischen Aufwand, schützt Ihren Betrieb jedoch langfristig vor rechtlichen Konsequenzen und Datendiebstahl.
